LANGKAH PERTAMA SEBELUM CLOSING MONTHLY

Berikut adalah langkah pertama saat sebelum melakukan closing monthly

Inventori

1. Pastikan semua receiving dan Store Request serta Sold Inventory (Jika memakai Standar Recipe) sudah selesai dan terconfirm

Closing Inventory

1. Siapkan data stok fisik untuk setiap department, karena data tersebut akan dimasukan ke system sebagai stok awal untuk bulan berikutnya.

2. Pastikan transaksi receiving dan mutation (Store Request dan Sold Inventory) sudah terconfirm semua sampai H-1 akhir bulan

3. Lakukan Post to GL receiving dan mutation hingga H-1 akhir bulan

4. Cek hasilnya seperti pada gambar berikut ini : 

Tools >> Default Setting >> General Ledger

5. Apabila langkah diatas sudah selesai, maka tahap selanjutnya yaitu melakukan stok opname dengan memilih menu 

Inventory >> Closing Inventory >> F9/Stok Opname

Pastikan setelah memilih menu stok opname tampilan seperti diatas.

6. Tahap berikutnya yaitu memasukan stok fisik ke closing inventory, pertama dengan memilih store mana dulu yang ingin kita masukan ke system (pilih store ada di kanan Closing Date), misal gambar diatas yaitu store : general store, kemudian mulai memasukan stok fisik.

7. Pilih salah satu nama inventory nya, contoh seperti pada gambar dibawah 

setelah dipilih productnya lalu  >> Enter/Double klik >> maka akan muncul menu edit quantity, tinggal lengkapi data-data yang diperlukan seperti gambar dibawah ini

Klik No 1 adalah stok fisik, jadi di no 1 kita masukan stok fisiknya.

No 2 adalah remark kemana barang tersebut berkurang. 

No. 3  adalah allocation Account, atau barang itu berkurang kemudian mau kita expend kan ke mana.

8. Lakukan stok opname/memasukan stok fisik ke semua store

9. Apabila sudah melakukan semua maka tahap selanjutnya yaitu Close Stock, dengan pilih menu F10 / Close stock

10. Dengan memilih close stock maka secara otomatis kita telah memasukan stok awal untuk bulan berikutnya, dan secara otomatis juga barang yang berkurang dari pencatatan stok fisik akan otomatis beban ke sesuai yang kita allocation saat stock opname.

11. Apabila ada kesalahan atau tambahan setelah di close stock kita dapat membukanya kembali dengan memilih F11/Reopen, saat reopen pastikan tanggal post to gl untuk receiving dan mutasi ke tanggal H-1 akhir bulan.

12. Apabila semua sudah fix untuk stok opname maka kita dapat hasil dari close stock di report

• General Report Inventory Consumption Report (report untuk melihat konsumsi per department)

• General Report Inventory Reconciliation (report untuk melihat perbandingan cost dan revenue untuk food dan beverage)

• General ReportàInventoryàReconciliation [CLOSE] (report ini sama dengan yang diatas namun report ini untuk tahap setelah CLOSE BOOK).

Closing AR

Lakukan semua proses AR pada bulan tersebut, seperti : 

1. Payment AR yang sudah dibayarkan oleh Corporate, OTA, Card, dan Company lainya

2. Lakukan Post To GL sampai akhir bulan, caranya : BIG Back Office – Account Receivable – Post AR - GL

Closing AP

Lakukan semua proses AR pada bulan tersebut, seperti :

1. Payment AP yang sudah dibayarkan ke Supplier

2. Lakukan Post To GL sampai akhir bulan, caranya : BIG Back Office – Account Payable – Post AP - GL

General Cashier

1. Input semua transaksi yang berhubungan dengan cash dan bank (kecuali receiving cash, pembayaran AR dan AP)

2. Post GC to GL

General Ledger

1. Input journal voucher (general journal) untuk accrued expense (contoh: listrik, air, biaya laundry, depresiasi asset,dll). Pembuatan journal voucher dapat menggunakan fasilitas journal template.

2. Cek data trial balance report dengan data tiap modul.

• Revenue dengan Nett Revenue DSR

• Inventory dengan Stock on Hand/Closing Inventory di report reconciliation

• Account Receivable (tanpa guest ledger) dengan AR Aging Report

• Account Receivable (guest ledger) dengan Closing Guest Ledger di Daily Sales Report

• Account Payable dengan AP Aging Report

• Cash dan Bank dengan laporan cash dan bank GC

• FO dan FB Cash Clearance sudah disetor semua ke bank

3. Jika ada data yang masih selisih, user dapat mengubah tanggal transaksi tiap module melalui Tools-Default Setting

4. Cek kembali data report dengan membuat report check before close book.

5. Trial close book untuk mengecek apakah neraca sudah balance.

6. Jika neraca belum balance, cek journal yang not completed dan not balance di journal.

7. Close Book