Create Booking berfungsi untuk mengelola pembuatan reservasi dengan memungkinkan pengguna memasukkan data tamu, memilih tanggal menginap, jenis dan jumlah kamar, menambahkan layanan tambahan, serta memasukkan informasi pembayaran. Dengan fungsi-fungsi ini, halaman “Create Booking” memastikan proses pemesanan berjalan lancar dan efisien.
Notes: halaman ini dapat diakses melalui: Reservation > Create Booking
Pada halaman Create Booking, terdapat beberapa bagian di antaranya:
Booking source adalah sumber dari mana suatu reservasi atau pemesanan berasal. Ini mengacu pada cara atau metode yang digunakan oleh tamu atau agen untuk membuat reservasi. Untuk mengetahui jenis Booking Source, dapat melalui menu: Settings > Source. Berikut penjelasan dari masing-masing Booking Source:
Online Source
Online Source adalah sumber reservasi yang dilakukan melalui internet. Contoh dari online source termasuk website properti, aplikasi mobile, dan platform pemesanan online seperti OmniH BE, Booking.com, Traveloka, Agoda, dll.
Elemen | Deskripsi |
|---|
Agent | Agen online yang membantu melakukan reservasi, seperti OTA (Online Travel Agent) atau website properti sendiri. |
|---|
Segment | Kategori dari tamu yang melakukan reservasi melalui sumber online. |
Commision Amount | Jumlah komisi yang dibayarkan kepada agen online atau platform pemesanan sebagai imbalan untuk mengarahkan tamu ke properti. |
OTA Voucher | Voucher atau bukti pemesanan yang diberikan oleh OTA kepada tamu setelah reservasi selesai. Voucher ini biasanya berisi informasi mengenai reservasi dan bisa digunakan oleh tamu saat check-in di properti. |
Offline Source
Offline Source adalah sumber reservasi yang dilakukan tanpa menggunakan internet. Reservasi ini bisa dilakukan melalui datang langsung ke properti.
Elemen | Deskripsi |
|---|
Agent | Pihak yang melakukan reservasi secara offline. Contohnya jika Agen yang dipilih adalah Walk in Guest, maka mengacu pada tamu yang datang langsung ke properti tanpa melalui perantara atau agen, membuat reservasi langsung di meja depan (front desk) properti pada saat kedatangan. |
|---|
Segment | Kategori dari tamu yang melakukan reservasi secara offline, sesuai dengan profil tamu yang datang langsung ke properti. Contohnya Free Individual Traveller atau wisatawan individu yang bepergian sendiri / dalam kelompok kecil, tanpa mengikuti tur yang diatur oleh agen perjalanan. |
Payment adalah bagian dari reservasi yang digunakan untuk mencatat informasi terkait pembayaran dari tamu sebagai imbalan atas layanan atau produk yang telah diterima.
Note: Payment dapat diakses melalui tombol “Add Deposit”.
Elemen | Deskripsi |
|---|
Payment Type | Jenis / tipe pembayaran yang digunakan oleh tamu. |
|---|
Payment Method | Metode pembayaran yang digunakan oleh tamu, menyesuaikan dengan Payment Type yang dipilih. |
Amount | Jumlah uang yang dibayarkan oleh tamu. |
Payment Note | Digunakan untuk catatan tambahan terkait pembayaran. Misalnya, rincian tentang transaksi bank, nomor referensi pembayaran, atau catatan khusus lainnya yang relevan. |
Reservation Detail adalah bagian dari reservasi yang mencatat informasi lengkap mengenai reservasi yang dibuat. Bagian ini terdiri dari tiga tab utama:
Reservation
Tab ini berisi semua informasi dasar terkait reservasi.
Notes: tombol “Add Room” digunakan untuk menambah bagian baru berisi reservation detail lainnya.
Elemen | Deskripsi |
Check In Date | Tanggal ketika tamu akan mulai menginap di properti. Ini adalah tanggal kedatangan tamu dan waktu mulai dari reservasi. |
Check Out Date | Tanggal ketika tamu akan meninggalkan properti. Ini adalah tanggal keberangkatan tamu dan waktu berakhirnya reservasi. |
Rooms | Jenis kamar / ruangan yang dipesan oleh tamu. |
Rate Code | Kode tarif yang digunakan untuk menentukan harga kamar. Apabila telah memilih data pada kolom ini, sistem akan menampilkan tombol “Show Daily”. |
Tombol Show Daily | Berisikan pop up “Breakdown Daily Rates” atau rincian tarif kamar yang dibebankan setiap hari selama masa menginap. |
Occupancy (Adult, Child, Infant) | Jumlah total orang yang menginap di kamar. Adult: Jumlah tamu dewasa yang menginap di kamar. Child: Jumlah anak-anak yang menginap di kamar. Infant: Jumlah bayi yang menginap di kamar.
|
Room Unit | Unit kamar yang dipesan. |
Subtotal | Jumlah biaya yang harus dibayar berdasarkan durasi menginap dan tarif yang berlaku.
Notes: Jumlah ini akan otomatis terisi. |
Reservation Note | Catatan tambahan yang terkait dengan reservasi. Ini bisa mencakup permintaan khusus dari tamu atau detail lain yang relevan dengan reservasi. |
Bill Instruction | Petunjuk khusus mengenai penagihan atau pembayaran untuk reservasi. |
Extras
Tab ini mencakup semua tambahan layanan atau fasilitas yang dipesan oleh tamu selain dari kamar. Ini bisa mencakup layanan seperti sarapan, spa, antar-jemput bandara, atau aktivitas lain yang ditawarkan oleh properti. Tab ini memastikan bahwa semua layanan tambahan yang diminta oleh tamu dicatat dan dihitung dalam total biaya.
Untuk menambahkan Extra, dapat menggunakan tombol “Add Extra”. Sistem akan menampilkan pop-up seperti di bawah ini:
Fitur ini memungkinkan penambahan beberapa layanan tambahan sekaligus ke dalam reservasi tamu. Ini berguna untuk mempercepat proses input ketika banyak layanan tambahan yang harus ditambahkan.
Berikut adalah penjelasan dari masing-masing kolom dalam elemen Add Extra:
Elemen | Deskripsi |
Extra | Jenis layanan atau fasilitas tambahan yang ingin ditambahkan ke reservasi. |
Date | Tanggal layanan tambahan akan digunakan atau diberikan. |
Quantity | Jumlah unit layanan atau fasilitas tambahan yang dipesan. |
Total Amount | Jumlah total biaya untuk layanan atau fasilitas tambahan yang dipesan.
Notes: harga pada kolom otomatis terisi menyesuaikan quantity yang diinputkan. |
Guest
Tab ini berisi informasi khusus tentang tamu yang terkait dengan reservasi. Jika ada lebih dari satu tamu, informasi tamu tambahan akan ditampilkan di tab terpisah (misalnya, Guest #2, Guest #3, dan seterusnya). Tab ini memastikan bahwa semua informasi pribadi dan preferensi tamu dicatat dengan akurat untuk memberikan layanan yang lebih personal.
Elemen | Deskripsi |
Title | Gelar sapaan untuk tamu, seperti Mr., Mrs., Ms., atau lainnya. |
Guest Name | Nama lengkap tamu yang menginap. |
Mark as VIP | Penanda untuk menunjukkan apakah tamu tersebut adalah tamu penting (VIP). |
Date of Birth | Tanggal lahir tamu. |
Email | Alamat email tamu. Digunakan untuk komunikasi terkait reservasi, pengiriman konfirmasi, dan informasi penting lainnya. |
Phone | Nomor telepon tamu. Digunakan untuk komunikasi langsung jika ada informasi mendesak atau perubahan terkait reservasi. |
Address | Alamat rumah atau tempat tinggal tamu. |
Country | Negara asal atau tempat tinggal tamu. |
Nationality | Kewarganegaraan tamu. |
State | Provinsi atau negara bagian tempat tinggal tamu. |
City | Kota tempat tinggal tamu. |
Postal Code | Kode pos dari alamat tamu. |
Guest Notes (Optional) | Catatan tambahan yang berkaitan dengan tamu. Ini bisa mencakup preferensi khusus, alergi, permintaan khusus, atau informasi relevan lainnya yang bisa membantu properti dalam memberikan layanan yang lebih personal. |
Jika pengguna ingin mengisi data tamu berdasarkan informasi yang telah diinputkan sebelumnya, pengguna dapat menggunakan tombol “Guest Book”. Tombol ini memungkinkan pengguna untuk mengakses dan mengisi data tamu dengan cepat dan akurat menggunakan data yang sudah ada dalam sistem, sehingga tidak perlu menginput ulang informasi secara manual. Berikut adalah tampilan dari fungsi tersebut:
Notes: klik Select untuk memilih tamu yang akan digunakan.
Pengguna juga dapat menginputkan data Travel Details, melalui tombol “Show Travel Details”.
Travel details berisi informasi penting perjalanan tamu, yang mencakup:
Elemen | Deskripsi |
Flight Number | Nomor penerbangan tamu. |
Passport ID | Nomor paspor tamu, penting untuk verifikasi identitas dan keperluan administrasi. |
Passport Issue Date | Tanggal penerbitan paspor, menunjukkan kapan paspor tersebut dikeluarkan. |
Passport Expiry Date | Tanggal kadaluarsa paspor, memastikan paspor masih berlaku selama masa menginap tamu. |
Passport Country | Negara yang mengeluarkan paspor, yang mengindikasikan kewarganegaraan tamu. |
Visa Type | Jenis visa yang dimiliki tamu, seperti visa turis, bisnis, atau lainnya, yang diperlukan untuk masuk ke negara tujuan. |
Visa Expiry Date | Tanggal kadaluarsa visa, memastikan visa masih berlaku selama masa menginap. |
Visa Country | Negara yang mengeluarkan visa, menunjukkan otoritas yang mengeluarkan visa tersebut. |
Dengan mengisi Travel Details, properti dapat memastikan semua persyaratan perjalanan terpenuhi dan memberikan pengalaman yang lebih baik dan personal bagi tamu, seperti menyediakan layanan penjemputan di bandara dsb.