Folio Management

Folio management yaitu proses yang digunakan untuk mengelola semua transaksi keuangan yang berhubungan dengan tamu selama berada di properti. Ini mencakup pencatatan dan pengelolaan setiap transaksi yang dilakukan oleh tamu, mulai dari check-in hingga check-out. 

Notes: untuk mengakses menu ini dapat menggunakan Front Desk > Folio Management

Jika ingin mencatat pendapatan atau transaksi yang terkait dengan tanggal yang sudah lewat. Tambahkan data baru melalui Create Dummy Folio.

Create Dummy Folio adalah fitur yang digunakan untuk membuat / menampung pendapatan yang terkait dengan tanggal-tanggal yang sudah lewat. Fitur ini membantu dalam pencatatan pendapatan, memastikan bahwa semua transaksi tercatat dengan benar meskipun terjadi pada periode yang telah berlalu. Berikut adalah penjelasan pada setiap kolom yang terdapat pada pop-up dummy folio:

Selain itu, menambahkan tamu yang sudah terdaftar sebelumnya dapat menggunakan fitur Guest Book. Kolom Guest Info akan otomatis terisi ketika tamu dipilih melalui fitur ini.

Untuk mengatur Folio Management klik button Folio # pada List Folio Management, lalu akan tampil Guest Folio seperti lampiran di bawah ini:

Berikut adalah penjelasan lebih rinci mengenai komponen pada folio management:

Selain informasi guest, terdapat beberapa tombol pada folio management yang memiliki fungsi sebagai berikut:

1. Main Folio

Main folio adalah ringkasan dari semua transaksi atau tagihan yang terkait dengan seorang tamu selama menginap di sebuah properti. Ini termasuk biaya kamar, makanan dan minuman, layanan tambahan, dan pengeluaran lainnya. 

2. Add Sub Folio

Sub folio adalah catatan transaksi independen yang terkait dengan tamu atau akun yang sama, tetapi dikelola secara terpisah. Setiap sub folio berisi rincian transaksi tertentu dan memiliki saldo sendiri yang tidak langsung tercermin dalam saldo main folio.

Untuk menambahkan Sub Folio dapat klik tombol Add Sub Folio. Setelah menambahkan Sub Folio, akan tampil tab tambahan seperti di bawah ini:

Sub Folio dapat dihapus dengan melakukan aksi klik tombol Delete Sub Folio.

3. Merge Folio

Merge folio adalah proses menggabungkan beberapa folio (baik main folio maupun sub folio) menjadi satu folio tunggal. Ini biasanya dilakukan untuk memudahkan pelacakan dan pembayaran semua transaksi yang dilakukan oleh tamu selama menginap di properti, sehingga menghasilkan satu saldo total yang harus dibayar.

Notes: cara merge folio yaitu klik button Merge Folio, lalu pilih folio yang ingin di merge, dan klik merge.

Berikut adalah hasil dari proses penggabungan beberapa folio menjadi satu folio. Setelah proses merge selesai, folio yang dipilih akan memiliki saldo 0 karena semua transaksi telah dipindahkan ke folio utama. Hal ini memudahkan pelacakan dan pembayaran karena semua transaksi terkonsolidasi dalam satu folio.

4. Add Charge

Add charge adalah proses menambahkan biaya tambahan ke folio tamu. Ini bisa mencakup berbagai jenis pengeluaran seperti layanan kamar, makanan dan minuman, penggunaan fasilitas properti, atau biaya lainnya yang dikenakan selama masa menginap. Proses ini memastikan bahwa semua pengeluaran tamu tercatat dengan benar dalam folio mereka, yang akan diperhitungkan dalam total saldo yang harus dibayar saat check-out.

Notes: klik button Add Charge sehingga muncul pop-up seperti gambar di atas. Isi kolom sesuai kebutuhan dan klik Save untuk menyimpan ekstra tambahan.

5. Apply Package Item

Add package item adalah proses menambahkan item atau layanan tambahan ke dalam paket yang sudah ada pada folio tamu di properti. Paket ini biasanya mencakup beberapa layanan atau fasilitas yang ditawarkan sebagai satu kesatuan dengan harga tetap atau diskon. Dengan menambahkan item paket, tamu mendapatkan lebih banyak manfaat atau layanan dengan biaya yang sudah termasuk dalam paket atau dengan biaya tambahan yang telah disepakati.

Notes: package yang dapat ditambahkan melalui tombol ini adalah package yang diatur memiliki frequency (non everynight) pada Setting > Package.

Berikut adalah penjelasan dari kolom-kolom dalam tabel Package items:

6. Invoice

Invoice adalah fitur dalam sistem folio management yang memungkinkan staf properti untuk membuat, mengelola, dan mencetak faktur untuk tamu. Faktur ini mencakup semua transaksi keuangan yang dilakukan oleh tamu selama menginap, termasuk biaya kamar, layanan tambahan, pajak, dan layanan lainnya.

Notes: Staff dapat memilih data yang akan di cetak dan diberikan kepada tamu saat check-out atau kapan saja diperlukan dengan menggunakan Select data sebelum mencetak.

Untuk tombol Show Tax and Service berfungsi untuk menampilkan pajak dan biaya layanan secara terpisah pada faktur. Ini memberikan transparansi kepada tamu tentang berapa banyak yang mereka bayar untuk pajak dan layanan. Sementara itu, tombol Hide Tax and Service berfungsi ketika properti ingin memberikan faktur yang lebih ringkas atau ketika tamu tidak memerlukan rincian pajak dan layanan.

7. Correction

Correction berfungsi untuk memperbaiki kesalahan yang mungkin terjadi saat pencatatan transaksi, seperti memasukkan jumlah yang salah atau memilih jenis transaksi yang salah.

8. Split Bill

Split bill memungkinkan properti untuk memisahkan tagihan ke dalam beberapa bagian sesuai permintaan tamu, seperti saat tamu ingin membagi biaya berdasarkan item tertentu. Fungsinya ketika beberapa tamu menginap bersama dan ingin membayar biaya kamar atau layanan tambahan secara terpisah, sehingga menghindari kebingungan dan memastikan keakuratan dalam pembagian biaya.

9. Transfer Bill

Transfer bill berfungsi untuk memindahkan seluruh tagihan item yang dipilih dari satu folio ke folio lainnya. Dengan transfer bill, properti dapat menyederhanakan administrasi dan memastikan bahwa semua biaya ditagihkan kepada pihak yang tepat.

10. Add Payment

Add payment berfungsi untuk mencatat pembayaran yang diterima dari tamu, mengizinkan staf mencatat berbagai metode pembayaran seperti tunai, kartu kredit, dan secara otomatis memperbarui saldo folio. Ini memastikan bahwa semua pembayaran dicatat dengan cepat dan akurat, menyediakan catatan yang jelas dan transparan, serta mempermudah pelacakan pembayaran yang diterima.

11. Settle Payment

Fungsi button settle payment adalah untuk menyelesaikan seluruh saldo terutang dalam folio tamu pada saat check-out atau kapan saja selama masa menginap. Fungsi ini menandakan bahwa semua pembayaran yang diperlukan telah diterima dan saldo folio sudah nol, sehingga mempercepat proses check-out dan memastikan tidak ada saldo terutang yang tersisa. 

12. Post Date

Button Post Date dalam folio management memungkinkan staf mencatat transaksi atau pembayaran dengan tanggal tertentu yang berbeda dari tanggal saat ini, memunculkan button Correction pada Action dari item yang akan diperbaiki, sehingga membantu mencatat transaksi masa lalu atau masa depan sesuai kebutuhan operasional dan akuntansi.

13. Check out

Tombol Check out berfungsi untuk menyelesaikan proses check-out tamu dari properti dengan mengakhiri masa inap, mengelola penyelesaian folio, mencetak invoice akhir, memperbarui status kamar, dan untuk memastikan penyelesaian pembayaran.

Notes: Pada folio management, tombol ini hanya akan tersedia bagi tamu yang telah menyelesaikan pembayaran dan sudah check-out pada tanggal keberangkatan. Tombol ini hanya akan muncul jika saldo dari semua folio tamu, baik main folio maupun sub-folio (jika ada), bernilai nol (0). Aturan yang sama pun berlaku untuk reservasi yang melakukan early check out.