Room charting adalah diagram visual yang digunakan oleh properti untuk mengelola dan memantau reservasi kamar. Diagram ini menggunakan tabel informasi berwarna untuk menggambarkan status reservasi setiap kamar. Setiap reservasi diberi kode warna yang menunjukkan status terkini, sehingga memudahkan staf properti dalam mengidentifikasi dan mengambil tindakan yang diperlukan dengan cepat.
Menu ini dapat diakses melalui: Reservation > Room Charting
Notes: Reservasi hanya bisa dipindahkan ke kamar dengan tipe yang sama dan pada reservasi yang belum melakukan check-in atau yang belum melewati tanggal check-in. Persentase (%) yang ada pada chart tamu menunjukkan jumlah biaya yang telah dibayar. Jika ada deposit tetapi belum ada biaya yang dibebankan, persentasenya akan menjadi 0. Sementara itu, persentase yang ada di atas charting menunjukkan jumlah persentase room type yang telah memiliki reservasi dan angka di atasnya menunjukan inventory kamar pada tanggal tersebut.
Warna-warna yang digunakan dalam room charting dan artinya adalah sebagai berikut:
Confirm (Terkonfirmasi): Menggunakan warna biru, reservasi sudah dikonfirmasi. Apabila reservasi ini di klik maka akan tampil informasi seperti di bawah ini:
Pada Reservation Internal, terdapat beberapa informasi sebagai berikut:
Elemen | Deskripsi |
Booking Code | Kode unik sebuah reservasi. |
Guest Name | Menampilkan nama tamu yang melakukan reservasi. |
OTA ID | Mengindikasikan ID dari Online Travel Agent (OTA) yang digunakan untuk melakukan pemesanan. |
Check In Date | Menunjukkan tanggal dan hari tamu dijadwalkan untuk check-in. |
Check Out Date | Menunjukkan tanggal dan hari tamu dijadwalkan untuk check-out. |
No. Nights | Mengindikasikan jumlah malam tamu akan menginap. |
Source | Menunjukkan sumber dari mana reservasi dibuat, seperti Walk in Guest atau OmniH BE. |
Room Type | Menyebutkan jenis kamar yang dipesan. |
Rate Plan | Menyebutkan jenis paket tarif yang dipilih. |
Room Unit | Menyebutkan nomor unit kamar yang dialokasikan untuk tamu. |
Status | Menunjukkan status terbaru dari reservasi, contohnya confirm, check-in, check-out, dll. |
Total Amount | Jumlah total biaya yang harus dibayar oleh tamu. |
Total Deposit | Jumlah deposit yang telah dibayarkan oleh tamu. |
Reservation Note | Berisi catatan khusus terkait reservasi. |
Bill Ins. | Menunjukkan informasi tentang tagihan, apakah ada pihak ketiga yang menanggung biaya atau ada pengaturan khusus lainnya. |
Guest Note | Berisi catatan tambahan yang mungkin diberikan oleh tamu, seperti preferensi khusus atau kebutuhan tambahan. |
Selain informasi terkait reservasi, terdapat tombol yang ada pada pop-up Reservation Internal yang memiliki status Confirm yaitu:
Tombol | Deskripsi |
Detail | Menampilkan informasi rinci terkait dengan reservasi. Informasi ini mencakup semua detail yang ada di kolom reservasi seperti kode pemesanan, nama tamu, tanggal check-in dan check-out, jumlah malam menginap, jenis kamar, status, total biaya, dan catatan lainnya. |
Release | Melepaskan atau membatalkan alokasi kamar tertentu dari reservasi. Setelah tombol ini ditekan, kamar tersebut akan tersedia kembali untuk dipesan oleh tamu lain dan reservasi yang direlease akan pindah ke bagian unallocated. |
Switch Reservation | Memindahkan reservasi dari satu kamar ke kamar lain. Ini berguna ketika tamu menginginkan perubahan nomer kamar, atau ketika ada masalah dengan kamar yang awalnya dialokasikan. |
Resv. Invoice | Menampilkan preview faktur atau invoice reservasi. Faktur ini mencakup rincian biaya yang harus dibayar oleh tamu. |
Dengan adanya tombol-tombol ini, sistem reservasi internal menjadi lebih efisien dan memudahkan staf properti dalam mengelola berbagai aspek dari reservasi tamu, mulai dari melihat detail reservasi, membatalkan atau mengubah alokasi kamar, hingga mengeluarkan faktur pembayaran.
Unallocated (Belum Dialokasikan): Menggunakan warna jingga, reservasi belum dialokasikan. Apabila reservasi ini di klik maka akan tampil informasi seperti di bawah ini:
Terkait dengan informasi pada Reservation Internal, dapat dilihat pada tabel poin a. Confirm (Terkonfirmasi). Untuk fungsi dari tombol yang ada pada pop-up Unallocated sebagai berikut:
Tombol | Deskripsi |
Detail | Menampilkan informasi rinci terkait dengan reservasi. Informasi ini mencakup semua detail yang ada di kolom reservasi seperti kode pemesanan, nama tamu, tanggal check-in dan check-out, jumlah malam menginap, jenis kamar, status, total biaya, dan catatan lainnya. |
Split Reservation | Berfungsi untuk memisahkan reservasi menjadi beberapa bagian. |
Resv. Invoice | Menampilkan preview faktur atau invoice reservasi. Faktur ini mencakup rincian biaya yang harus dibayar oleh tamu. |
Maintenance (Pemeliharaan): Menggunakan warna kuning, kamar sedang dalam pemeliharaan dan tidak tersedia untuk ditempati. Apabila under maintenance di klik maka akan tampil informasi seperti di bawah ini:
Elemen | Deskripsi |
Room Type | Menunjukkan jenis kamar yang sedang dalam perbaikan. Ini membantu staf properti untuk mengetahui tipe kamar yang tidak tersedia untuk sementara waktu dan menginformasikan tamu yang memerlukan tipe kamar tersebut. |
Date From | Menunjukkan tanggal mulai kamar tersebut berada dalam status perbaikan. |
Date To | Menunjukkan tanggal selesai kamar tersebut berada dalam status perbaikan. |
Unit | Menunjukkan nomor unit kamar yang sedang dalam perbaikan. |
Reason | Menjelaskan alasan mengapa kamar tersebut dalam status perbaikan. Informasi ini penting untuk pemahaman internal staf properti mengenai masalah yang dihadapi dan untuk mengkomunikasikan status perbaikan kepada tamu jika diperlukan. |
Tombol Edit | Berfungsi untuk mengubah informasi terkait perbaikan kamar. Fitur ini memastikan data selalu akurat dan membantu dalam perencanaan serta pelaksanaan maintenance. |
Checked in (Sudah Check-in): Menggunakan warna hijau, tamu telah tiba dan melakukan check-in, serta sedang menempati kamar. Apabila reservasi berstatus Check-in, jika di klik maka akan tampil informasi seperti di bawah ini:
Terkait dengan informasi pada Reservation Internal, dapat dilihat pada tabel poin a. Confirm (Terkonfirmasi). Untuk fungsi dari tombol yang ada pada pop-up Check in sebagai berikut:
Tombol | Deskripsi |
Detail | Menampilkan informasi rinci terkait dengan reservasi. Informasi ini mencakup semua detail yang ada di kolom reservasi seperti kode pemesanan, nama tamu, tanggal check-in dan check-out, jumlah malam menginap, jenis kamar, status, total biaya, dan catatan lainnya. |
Folio # | Folio berfungsi untuk mengelola semua transaksi keuangan yang terkait dengan tamu selama mereka menginap di properti. Ini mencakup pencatatan dan pemantauan biaya kamar, layanan tambahan, pajak, dan pembayaran yang dilakukan. Melalui tombol ini, staf properti dapat mengakses, meninjau, dan memperbarui folio tamu, memastikan bahwa semua transaksi tercatat dengan akurat dan tagihan akhir siap saat tamu check-out. Fitur ini penting untuk menjaga transparansi keuangan dan memudahkan penyelesaian pembayaran dengan tamu. |
Switch Reservation | Memindahkan reservasi dari satu kamar ke kamar lain. Ini berguna ketika tamu menginginkan perubahan nomer kamar, atau ketika ada masalah dengan kamar yang awalnya dialokasikan.
Notes: reservasi yang dapat diswitch pada status check-in adalah reservasi yang masa in-housenya belum berakhir pada hari dimana akan dilakukan switch reservation. |
Resv. Invoice | Menampilkan preview faktur atau invoice reservasi. Faktur ini mencakup rincian biaya yang harus dibayar oleh tamu. |
Checked out (Sudah Check-out): Menggunakan warna ungu, tamu telah menyelesaikan masa inapnya dan telah meninggalkan kamar. Terkait dengan informasi pada Reservation Internal, dapat dilihat pada tabel poin a. Confirm (Terkonfirmasi). Untuk fungsi dari tombol yang ada pada pop-up Check out sebagai berikut:
Tombol | Deskripsi |
Detail | Menampilkan informasi rinci terkait dengan reservasi. Informasi ini mencakup semua detail yang ada di kolom reservasi seperti kode pemesanan, nama tamu, tanggal check-in dan check-out, jumlah malam menginap, jenis kamar, status, total biaya, dan catatan lainnya. |
Folio # | Mengelola semua transaksi keuangan terkait tamu selama menginap. Ini mencakup pencatatan dan pemantauan biaya kamar, layanan tambahan, pajak, dan pembayaran. Staf dapat mengakses, meninjau, dan memperbarui folio tamu untuk memastikan semua transaksi tercatat akurat dan tagihan akhir siap saat check-out, menjaga transparansi keuangan dan memudahkan penyelesaian pembayaran. |
No Show: Menggunakan warna merah muda, menandakan bahwa tamu yang memiliki reservasi tidak datang pada tanggal check-in yang dijadwalkan dan tidak memberikan pemberitahuan pembatalan. Terkait dengan informasi pada Reservation Internal, dapat dilihat pada tabel poin a. Confirm (Terkonfirmasi). Untuk fungsi dari tombol yang ada pada pop-up No Show sebagai berikut:
Tombol | Deskripsi |
Detail | Menampilkan informasi rinci terkait dengan reservasi. Informasi ini mencakup semua detail yang ada di kolom reservasi seperti kode pemesanan, nama tamu, tanggal check-in dan check-out, jumlah malam menginap, jenis kamar, status, total biaya, dan catatan lainnya. |
Reservasi yang sudah berstatus no show dapat diaktifkan kembali menggunakan tombol Reinstate Reservation. Tombol “Reinstate Reservation” adalah fitur yang digunakan untuk mengaktifkan kembali atau memperbarui status reservasi yang telah dinyatakan sebagai “no show” (tidak hadir). Fitur ini hanya dapat digunakan jika reservasi tersebut tidak lebih dari satu hari sejak waktu yang seharusnya. Tombol ini berfungsi untuk mengubah status reservasi kembali menjadi aktif, sehingga reservasi dapat digunakan atau diproses ulang sesuai kebutuhan properti.
