CARA CORRECTION TRANSAKSI DI FOS APABILA TAMU SUDAH CHECK OUT

Apabila Terjadi situasi dimana terjadi transaksi maupun pembayaran yang salah, akan tetapi status tamu tersebut sudah Check Out, maka yang dapat dilakukan untuk memperbaiki kesalahan itu adalah sebagai berikut:

Sebagai Contoh Kasus 

pada tanggal 03 Juni 2024 ada tamu sudah Check Out atas nama nama CIBI stay di Hotel selama 2 Night , akan tetapi tanggal 9 juni 2024 baru ketahuan dimana pembayaran yang dilakukan oleh FO di sistem salah, dimana seharusnya di setel Cash akan tetapi di setel pakai credit Card EDC BCA, Maka cara untuk memperbaiki kesalahan ini adalah sebagai berikut:

LANGKAH 1 (Mencari Folio Tamu yang transaksinya salah)

Langkah pertama yang dilakukan ialah mencari folio tamu yang transaksinya salah, cara mencarinya adalah sebagai berikut:

Buka Modul Reception >>> Kemudian klik Guest List. untuk ilustrasinya dapat diamati pada gambar dibawah ini 

Setelah mengklik Guest List >>> maka di bagian filter diganti menjadi Guest History >>> kemudian ganti date nya menjadi tanggal tamu yang akan dicari >>> Setelah itu klik Refresh F5 >>>> habis itu pilih nama tamu yang akan dikoreksi >>> dan klik Folio-F3. 

untuk ilustrasinya dapat diamati pada gambar dibawah ini

LANGKAH 2 (Correction Transaksi)

Apabila Folio tamu yang akan dikoreksi sudah muncul, maka kita perlu melakukan pengunduran tanggal (POST DATE) karena transaksi yang akan dikoreksi sudah melewati tanggal Night Audit, caranya adalah sebagai berikut:

Klik Menu Post Date >>> Ganti tanggal sesuai tanggal transaksi yang akan dikoreksi >>> kemudian klik OK, Jika sudah muncul tanggal berwarna merah di pojok bawah maka itu menandakan Post date yang dilakukan berhasil. untuk ilustrasinya dapat diamati pada gambar dibawah ini

Setelah berhasil melakukan correction maka langkah selanjutnya yang dilakukan ialah melakukan correction terhadap transaksi yang salah (pada contoh kasus ini yang bermasalah ialah payment methodnya), cara mengoreksinya adalah sebagai berikut:

Pilih Transaksi yang akan dikoreksi (dalam kasus ini Transaksi Settle Credit Card) >>> kemudian klik menu Correction >>> maka akan muncul Pop Up Correction >>> tambahkan keterangan kenapa dikoreksi di bagian remarks >>> setelah itu klik OK untuk mengoreksi transaksi tersebut. untuk ilustrasinya dapat diamati pada gambar dibawah ini

Setelah melakukan correction, maka selanjutnya melakukan penginputan yang benar, jika transaksi yang bermasalah itu berhubungan dengan Product atau tagihan transaksi maka setelah melakukan correction product maka dilakukan penginputan Product yang benar dengan cara >>> mengklik POST-F1. Akan tetapi jika yang bermasalah itu pembayaran atau setel maka setelah mengoreksi pembayarannya, maka klik Setel-F7 untuk melakukan pembayaran yang benar. untuk ilustrasinya dapat diamati pada gambar dibawah ini

Dalam contok kasus ini yang bermasalah itu salah payment method maka klik Setel F7 untuk menginput pembayaran yang benar. >>> setelah mengklik Setel-F7 maka pilih method payment yang benar (dalam kasus ini cash) >>> kemudian klik Add >>> lalu klik settel.

untuk ilustrasinya dapat diamati pada gambar dibawah ini

jika sudah selesai menginput pembayaran yang benar, maka kasus ini sudah selesai, dan hasilnya seperti gambar dibawah ini

“Sekian langkah-langkah untuk mengoreksi transaksi apabila tamu sudah Check Out”

“Semoga bermanfaat, Terima Kasih”