SETUP BANQUET ATAU EVENT

Created by Omni Hotelier, Modified on Thu, 16 May, 2024 at 2:55 AM by Omni Hotelier

Banquet atau event sering terjadi di hotel seperti wedding, birthday party dan lain lain

Untuk mensetup banquet tersebut dapat dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah berikut ini

LANGKAH 1

Klik Marketing >> Banquet >> maka anda akan masuk ke menu Banquet >> Klik Add - F1 untuk membuat banquet baru

LANGKAH 2 INPUT BANQUET INFORMATION

Setelah mengklik New anda akan memasuki menu Banquet Entry >> lengkapi data-data prihal banquet yang diperlukan >> serta centang equipment yang diperlukan

KETERANGAN
BEO #	Kode Banquet Event Order *Otomatis terisi
Event Name	Nama Event yang akan digelar
Company	Company sumber bookingan event
Start Date	Tanggal dan jam Mulai event
End Date	Tanggal dan jam berakhirnya Event
Expected Pax	Perkiraan jumlah peserta
Guaranteed Pax	Jumlah peserta yang sudah confirm hadir
Status	Status event tersebut
No of Room	No Room yang dibooking oleh penyelenggara *jika penyelenggara tidak booking kamar ini bisa dikosongkan
Guest Note	Catatan yang diberikan oleh pemesan untuk banquet yang akan diselenggarakan
Bill Instruction	Catatan tentang pembayaran yang dilakukan
Remark	tempat mengisi catatan-catatan lainnya
Venue	Venue atau tempat penyelenggaraan Banquet
Function	Kegiatan yang akan diselenggarakan
Layout	Penataan atau konsep dekorasi
Signage	Pengingat atau catatan tentang layout banquet
Contact Person	Nama kontak dari pemesan banquet
Source	Sumber Bookingan atau pesanan banquet
Sales	Sales yang memperoleh bookingan banquet
Sales in Charge	Nama Penanggung Jawab Penjualan

LANGKAH 3 INPUT BREAKDOWN

Setelah kita menginput Banquet Information lanjut Input Breakdown dari Banquet caranya:

Klik Breakdown >> klik Add untuk menambahkan >> tambahkan data data di Add Breakdown seperti

Date & Until : Tanggal keluarnya product

Product : Nama Product

Oty : Jumlah Product

Price : harga satuan product

Amount : Total harga product

Jika sudah klik OK, jika ingin mengedit product yang sudah di setup klik productnya lalu klik edit yang ada di bawah, dan jika ingin menghapus pilih productnya lalu klik delete yang ada di bawah

LANGKAH 4 EVENT SCHEDULE

Untuk menginput Event Schedule dapat dilakukan dengan mengklik Event Schedule yang ada di atas >> Klik Add untuk menambahkan schedule >> tambahkan data data schedule >> klik ok

Data data yang ditambahkan adalah:

Date : Tanggal dan jam mulai

Until : Tanggal dan jam berakhir

Function : Nama kegiatan

Venue : Tempat penyelenggaraan

Layout : Penataan venue

Pax : Jumlah peserta

FOC Pax : Jumlah pelayan yang diperlukan

Tambahkan semua schedule jika sudah kita masuk ke modul department concern

LANGKAH 5 DEPARTMENT CONCERN

Untuk mensetup Department Concern caranya klik department concern >> klik Add untuk menambahkan >> pilih department dan di concern dengan tugas masing masing departemen untuk event tersebut >> klik ok

LANGKAH 6 MENYIMPAN BANQUET

Jika Banquet Information, Breakdown, Event Schedule, dan Department Concern sudah dilengkapi maka klik Save untuk menyimpan Banquet, jika dirasa ada yang perlu di edit kembali, maka pilih banquet yang akan diedit lalu klik Edit-F2 >> Jika sudah klik save

LANGKAH 7 MENAMBAHKAN DEPOSIT

Untuk menambahkan deposit di Banquet caranya dengan mengklik Deposit-F4 >> Tambahkan depositnya >> ganti statusnya >> save

LANGKAH 8 PRINT BEO

Cara Print Banquet Event Order dengan cara pilih banquetnya >> Print BEO-F5 >> Pilih Tipenya >> Print

LANGKAH 9 PENERBITAN BANQUET

Untuk menerbitkan Banquet caranya dengan Pilih Banquet >> klik Issued >> ok

maka banquet tersebut akan diterbitkan atau di confirm, dimana tandanya kode banquetnya berubah menjadi warna hijau

LANGKAH 10 AMANDEMEN / PERBAIKAN

Untuk melakukan amandemen atau perubahan pada banquet yang telah di confirm caranya

Pilih Banquetnya >> Klik Amandemen >> Klik Add untuk menambahkan perubahan >> Save

Untuk Print Hasil Amandemen Pilih Banquet >> Klik Print Amend >> Print

LANGKAH 11 CHECK IN BANQUET

Untuk mencheck in kan banquet caranya klik Marketing >> Banquet >> Pilih Banquetnya >> Check In-F3

LANGKAH 12 PERLAKUAN TERHADAP BANQUET SETELAH CHECK IN

Jika sudah di Check In kan maka banquet tersebut akan masuk ke Guest List, di guest list tinggal input saja transaksi transaksi apa saja yang terjadi selama berlangsungnya Banquet tersebut baik itu di menu Post-F1, atau di Outlet dengan settle room charge yang diarahkan ke folio banquet, jika event atau banquet tersebut sudah berakhir tinggal menyelesaikan pembayaran dengan klik settle-7 lalu di Check Out Kan

Sekian Langkah-Langkah Setup Banquet, semoga bermanfaat

“Terima Kasih”